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    Cuenta Corriente

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    Descripción del programa
    Inscripciones
    Estados de cuenta
    Abonos en bancos
    Abonos en caja
    Impresión de Boletas de Banco
    Reportes varios
    Consulta de saldos por Internet





    Ayuda ( Help )

Funciones..?

La Cuenta Corriente Es un programa para el control de los cargos y abonos realizados en la cuenta de un encargado de familia, de los gastos por el total de hijos inscritos en el centro educativo.

  • Permite crear nuevas cuentas y agregar o retirar alumnos de las cuentas.
  • Permite ver el estado de cuenta de un encargado en cualquier momento.
  • Obtener listados de cuentas con saldos al dia o a una fecha determinada.
  • Control de alumnos o familias becadas
  • Agregar nuevos cargos a una, varias o a todas las cuentas.
  • Defincion de conceptos y subconceptos de cobros
  • Impresion de boletas de pago para el banco por cualquier motivo (Inscripcion, colegiaturas etc.)
  • Agregar cargos por mora
  • Descargar los pagos realizados en el banco automaticamente
  • Descargar los pagos realizados en caja
  • Enviar recordatorios de pago a las familias.
  • Consultar estados de cuenta via Internet. El acceso puede hacerse desde el sitio web de Clase S.A. o desde el sitio web del centro educativo por medio de un Link. (Este servicio tiene un costo adicional)
  • etc.

    Descripción del programa

    El programa de Cuenta Corriente esta creado de la siguiente manera.. Menús realizados en Visual Basic con bases de datos en Access de Microfsoft.
    Trabaja en forma modular, se conecta a otras aplicaciones (como el control academico) para evitar duplicidad de datos, o puede trabajar por si solo.

    El programa trabaja en red o en un solo computador. Si se instala en red pueden hacerse consultas o actualizaciones desde cualquier número de terminales. Y pueden definirse cualquer número de usuarios con diferentes niveles de acceso a los datos.

    Los reportes e impresiones son creados con Crystal Reports por lo que pueden modificarse independientemente del programa, incluso por el usuario.

    Inscripciones

  • El programa permite el ingreso de alumnos nuevos, creando una cuenta nueva o en el caso de incorporar hermanitos, agregando el alumno a una cuenta ya existente con el ingreso mínimo de datos (nombres y grado al que ingresa). Permite la posterior actualización de datos adicionales (direcciones, telefonos, ficha médica, fé de edad etc.)
  • Permite la impresión de boletas para pago en el banco, al momento de la inscripción.
  • Permite el traslado de los alumnos del ciclo actual (retirando a los graduandos) como prospectos para el próximo año (en el grado imediato superior). La inscripción de alumnos antiguos se realiza sin mayor tramite ya que el programa puede inscribir a los alumnos antiguos que paguen su inscripción en el banco enforma automática o en forma manual si realizan el pago en caja.
  • Permite retirar alumnos y retirar cuentas
  • Permite la impresión de reportes de alumnos inscritos y pendientes
  • Permite cambiar de grado y sección a los alumnos
  • Permite la impresión de listados de alumnos inscritos por sección.

    Estados de cuenta

    El programa permite consultar en cualquier momento el saldo y los movimientos realizados en cualquier cuenta, con la fecha, el tipo de movimiento (cargo o abono) y la cantidad

    Abonos en bancos

    El programa permite obtener los abonos ralizados por los padres en el banco y actualizar sus saldos en forma automática.

    Via internet o por correo electrónico, el banco nos permite obtener el listado de pagos realizados en las cuentas del centro educativo. El programa accesa dichas listas y actualiza en segundos el saldo de los padres.

    Siempre existen errores humanos que se introducen en el listado del banco. (pagos realizados que tienen un cambio en el número del encargado, el valor, el mes a pagar, etc.). Dichos pagos no son reconocidos como validos por el programa y no son aplicados, generandose un reporte de PAGOS NO APLICADOS, que contiene diferentes codigos del error y permiten al encargado del programa rectificar con la boleta pagada por el banco y aplicar correctamente dichos pagos. La siguiente imagen muestra el control correspondiente.

    El calendario muestra en colores los días en que hubo pagos luego de ser aplicados, los de color café fueron aplicados en su totalidad, mientras que los de color verde tienen pagos que no fueron aplicados. El programa muestra una nota con el posible error, pero normalmente se debe esperar a tener las boletas devueltas por el banco para poder confirmar a quien corresponde el pago y hacer los cambios necesarios para que el programa acepte los pagos. La meta es tener solamente días en color café. Este control permite revisar cualquier mes anterior en busca de algún color verde

    El programa sabe como desglozar los pagos y dividir un pago en diferentes cuentas, para obtener ingresos por cuenta. Las cuentas pueden ser Colegiatura, Inscripción, Mora, Donación, etc.

    Abonos en caja

    El programa permite recibir pagos en caja en el centro educativo (algunos centros unicamente reciben pagos en el banco, otros unicamente en el centro y otros una combinacion de ambos.)

    Al recibirse un pago en efectivo, cheque, tarjeta de credito, etc. el programa actualiza el saldo de la cuenta del padre de familia, (el cajero deberá seleccionar la cuenta, si se desea) y se imprime un recibo o factura.

    Impresión de Boletas de Banco

    El programa permite imprimir boletas para que el padre de familia realice el pago en el banco. Estas boletas pueden tener cerrado el valor del pago con la cantidad a pagar impresa, o bien abierto para que el padre pueda hacer un pago variable, anotando él mismo la cantidad que desea pagar. Esto es algo que depende del tipo de negociación que se realiza con el banco sobre los datos que éste necesita para validar los pagos recibidos de los padres de familia.

    El programa permite la impresión de boletas de diferentes bancos.

    El programa permite imprimir boletas para pagos diversos tales como el pago de inscripción.

    Reportes varios

    Los reportes van desde

  • listados de alumnos, por grado y sección, alfabético, agrupados por familia, etc.
  • Listados de cuentas, encargados de cuenta, familias, etc.
  • Reportes de saldos
  • Reporte de morosos
  • Pagos realizados por medio del banco
  • etc.

    Los reportes pueden ser impresos en papel, o imprimirse al disco duro en forma de archivos con diferentes formatos.. WORD, EXCEL, TEXTO etc.

    Consulta de saldos por internet

    Si el colegio lo activa, los padres de familia pueden ver su saldo actual via internet. Para esto el programa permite subir la informacion al sitio de Clase y por medio de un link consultar desde la pagina web del centro educativo o desde la pagina web de Clase.

    Otras Funciones

    El programa realiza otras funciones menores como.. Cambios de grado y seccion a los alumnos, Consultas a los datos sin posibilidad de modificacion, Cambio de password a los usuarios, Definicion de nuevos usuarios, Subir saldos a Internet, Cargar datos iniciales desde Excel. etc.

    El programa mantiene un control de auditoria donde se almacenan movimientos desde ingresos fallidos, hasta modificación de información. Para modificar pagos o cobros a una cuenta el programa solicita una autorización.

    Para realizar un BACKUP o COPIA DE SEGURIDAD existe la opcion de crear un arhivo ZIP con nombre que incluye la fecha y hora en que se realiza y pregunta si se incluyen subdirectorios, se recomienda copiar a un CD el contenido del directorio completo. Esto permite en cualquier momento montar el directorio de años anteriores y consultar sin problema. Aunque el programa muestra de manera directa datos de años anteriores.

    Ayuda (help)

    El programa tiene un help que detalla sus diferentes funciones.


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