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    Implementación
    Precios
    Descarga de demostración

    Pasos a seguir para usar el programa

Qué es..?

Control Académico

Es un programa para el control de las notas y fichas de los alumnos de un centro educativo,
permite el ingreso a una base de datos de las notas obtenidas por los alumnos para el envio de notas a los padres de familia, impresión de cuadros para el ministerio, certificados, fichas de alumnos, datos generales, observaciones, asistencia, control de buses, y todo tipo de reportes, etc.

Descripción del programa

El programa de CONTROL ACADEMICO permite..

  • Matener datos de los maestros. (datos generales y requeridos por el ministerio)
  • Mantener datos de los alumnos. (datos generales, ficha médica, fotografía etc.)
  • Mantener datos de los encargados. (datos generales, email, etc.)
  • Definir Niveles, Grados, Secciones.
  • Definir Materias a impartir por sección.
  • Asignar Maestros a Materias.
  • Definir número de evaluaciones y porcentaje o peso de cada una en la nota final.
  • Asignar Materias a los alumnos.
  • Permite ingreso de las notas por los maestros desde diferentes computadoras (en red), o generar archivos de Excel para que los maestros trabajen las notas donde les sea posible y el programa actualiza las notas desde los archivos devueltos.
  • Asignar observaciones a los alumnos (ausencias, tardanzas, salidas fuera de horario, uso del uniforme, deméritos, comportamiento, etc. todas estas observaciones definidas por el centro.)
  • El programa permite imprimir reportes de todos los datos en diferentes formatos. Cada reporte puede convertirse en un archivo de Excel o Word.
  • Impresión del Informe Escolar que se envia a los padres de familia en cada perído de evaluación
  • Mantener datos de buses, recorridos, direcciones de entrega y recepción de alumnos, etc.
  • Impresión y revisión de datos de años anteriores (archivo histórico).
  • Archivo de ayuda en línea, (Help) con todas las funciones del programa. En formato web con hipertexto.
  • (Opcional) Migración de alumnos desde excel al programa. (facilita la instalación por primera vez)
  • (Opcional) Evaluación de actiudes en las clases y reporte a los padres de familia.
  • (Opcional) Envio de Texto por e-mail a los padres de familia.
  • (Opcional) Envio de Notas por e-mail a los padres de familia.
  • (Opcional) Envio de notas al sitio web de Clase S.A. para consulta por los padres vía Internet. El acceso puede hacerse desde el sitio web de Clase S.A. o desde el sitio web del centro educativo por medio de un Link. (Este servicio tiene un costo adicional)
  • Los siguientes temas estan disponibles unicamente en Guatemala

  • Permite realizar equivalencias entre las materias obligatorias por el ministerio y las materias impartidas por el centro.
  • Generación de los archivos XML para carga en masa de los datos para los cuadros al sitio web del ministerio.
  • Impresión de cierre de pensum, etc.

Organización

Muestra de un vistazo la organización del centro en formato de árbol con ramas expandibles, permite agregar hasta 99 niveles, cada nivel (1) con sus grados, cada grado (2) con sus secciones, las secciones (3) con las materias que se imparten y cada materia (4) con su maestro asignado. (5). Permite ver las familias, encargados y alumnos en su respectivo grado. Permite ver las secciones, los alumnos en cada sección, las materias y las notas de cada alumno.

Fichas de Personal

El programa permite el ingreso de fichas y realizar búsquedas rápidas y reportes de los datos de personal activo o retirado. Lista de las materias impartidas por el maestro. El botón (1) permite ingresar anotaciones sin límite.

Fichas de Alumnos

Las fichas de alumos normalmente estan en el programa de Cuenta Corriente ya que es ahí donde se realizan las inscripciones, pero puede trasladarse al Control Académico (cuando no se cuente con el programa de Cuenta Corriente).

La ficha del alumno contiene los datos generales de los alumnos, de sus encargados y su ficha médica.

El programa permite almacenar la fotografía del alumno por año la cual puede captarse por medio de cámara digital, celular, scaner, cámara web, o por un servicio de agencia fotográfica etc.

Datos de la familia y del encargado

Los datos del encargado.. madre, padre u otro encargado son almacenados.

Ficha médica

Con datos de emergencia tales como alérgias, problemas médicos, a quién acudir en caso de una emergencia.

Materias

El programa permite definir las materias impartidas por el centro, nombre, tipo, frecuencia, abreviatura, peso etc.

El programa permite asignar un maestro a cada materia. O bien realizar grupos de alumnos atendidos por diferentes maestros.

El peso de cada materia puede redefinirse para que sea mayor en cualquier evaluación por ejemplo si durante el ciclo se realizan 4 evaluaciones el peso puede distribuirse en 20%,20%,20%,40%
o si se desea que sea igual para todas las evaluaciones.. 25%,25%,25%,25%.

En cualquier momento se puede re-definir el peso para un alumno (o una sección etc.) que no se examinará en una o varias evaluaciones eje.. 0%, 0%, 0%, 100% etc.

Las materias se asignan normalmente a un maestro, pero puede ser diferente si grupos de alumnos dentro de una sección reciben la clase con diferente maestro.

Notas

El programa permite que se ingresen las notas en red desde diferentes computadoras por diferentes coordinadores o encargados, o desde un solo punto por un solo encargado. El número 1 muestra la zona desprotegida en color amarillo para el ingreso de las notas.

Una vez ingresadas las notas para una sección puede bloquearse para que dichos datos no puedan ser modificados por los maestros.

El programa permite generar archivos en Excel para cada maestro con sus materias y sus alumnos, para que ingrese sus notas fuera de linea. Y luego al ser devuelto el archivo el programa actualiza las notas rápidamente. (La columna en color amarillo esta desprotegida para ingreso de notas, el resto esta protegido para evitar errores)

Informe Escolar

El programa permite imprimir el informe para los padres de familia. Este se imprime normalmente sobre formas pre-impresas, pero puede generarse una imagen con la forma en caso de emergencia, esto normalmente consume mayor cantidad de tinta de la impresora.

Permite enviar las notas por e-mail a los padres Permite que los padres vean las notas por internet.

Cuadros Ministerio

Los cuadros que se deben imprimir, firmar y entregar al ministerio, son producidos por el programa.

Certificados

Los certificados emitidos por el colegio por diferentes motivos.

Archivo para carga en masa al ministerio

El programa genera un archivo con los datos de los alumnos por sección, con el formato que acepta el programa del ministerio (carga en masa) y permite ahorrar mucho tiempo de traslado de información.

Notas por Internet

El programa puede imprimir las notas por alumno o sección hacia internet. Y entonces estan disponibles para que los consulten los padres desde cualquier lugar. Se puede fijar un nivel de seguridad desde el programa..

0.. No pueden ser consultadas las notas aunque ya existan en Internet.
1.. Se puede ver la lista de alumnos y consultar cualquiera de ellos.
2.. Se puede consultar solo el alumno cuyo carnet se conoce
3.. Se puede consultar solo el alumno cuya clave secreta se conoce
4.. Se puede consultar solo el alumno cuya clave secreta y carnet se conocen

Al oprimir el botón notas (sin seguridad) o al introducir la clave se ven las notas del alumno..

La primera vez que trate de usar la funcion se le solicita que se inscriba y puede subir hasta 100 alumnos en forma gratuita.

Faltas

A los alumnos se les hacen observaciones de sus faltas de asistencia eventualmente. Cada falta tiene como datos la fecha, el nombre del alumno, su carnet, grado, maestro que hace la anotación y la falta misma.

El encargado del programa puede definir el tipo de faltas que desee realizar. Hay faltas que son de control obligatorio como la asistencia
otras faltas las define el colegio, por ejemplo. salidas temprano
llegadas tarde
Uso indebido del uniforme.
Deméritos. etc.

Observaciones

Los maestros hacen observaciones, normalmente anotadas en un cuaderno. Cada observacion tiene como datos la fecha, el nombre del alumno, su carnet, grado, maestro que hace la observacion y la misma observacion.

Reportes

El programa permite realizar diferentes reportes con los datos almacenados. El programa tiene un gran número de reportes definidos, pero el centro puede solicitar otros reportes que considere necesarios.

Los reportes pueden ser impresos en papel, o imprimirse al disco duro en forma de archivos con diferentes formatos.. WORD, EXCEL, TEXTO etc.

Seguridad

Se pueden definir tantos usuarios del programa como se deseen. A cada usuario se le definen perfiles los que le dan derecho a ingresar unicamente a ciertos menús. Solamente el administrador puede crear usuarios y definir los perfiles de cada usuario. Cada usuario puede cambiar su CLAVE DE ACCESO. Los perfiles vienen predefinidos pero el administrador puede variar los menús disponibles para cada perfil.

Otras Funciones

El programa realiza otras funciones menores como.. Cambios de grado y sección a los alumnos, Facilidad para toma y manejo de fotografias, consultas a los datos sin posibilidad de modificacion, cambio de password a los usuarios, Limitar el ingreso de notas, Subir notas a Internet, Cargar datos desde Excel,

Captura de notas en las clases de cualquier otro tema diferente a las materias tal como actitudes del alumno. El centro educativo puede definir los temas a evaluar.

Cambio del logo en los reportes, cambio de idioma en los menus y modificacion misma de los menus

y otras funciones optativas como.. Envio de notas a los padres por e-mail , envio de notas por e-mail, control de uniforme, deméritos, bloqueo al ingreso de notas por sección , etc.

Ayuda (help)

El programa tiene un Help que detalla sus diferentes funciones.

Implementación

El programa se implementa desde cero definiendo la estructura del centro e inscribiendo alumnos.., por lo que es ideal para un colegio nuevo.

Hay dos maneras de ingresar alumnos.. uno por uno, inscribiendo a cada uno desde el menú INSCRIPCIONES o bien en forma masiva desde una hoja de Excel, desde el menú UTILITARIOS / Volver a Empezar / Cargar alumnos desde Excel que contenga a los alumnos actuales con la siguiente disposición:

(si no esta visible el menú INSCRIPCIONES, ingrese al menú ACTUALIZACION/DATOS GENERALES/ PREFERENCIAS y haga click sobre el cheque Inscripciones)

Se necesita que la hoja de Excel traiga las columnas con los datos de los alumnos.
Las columnas A y B deben traer los apellidos y nombres de cada alumno (1) ordenados por apellido.
La columna C debe traer el sexo M / F (2),
la columna D debe traer el código del grado a donde ingresa el alumno (3) dicho código se muestra al definir previamente los niveles grados y secciones del centro.,
la columna E la letra de la sección (4)
la columna F debe traer el nombre del encargado.(5)
y en la columna G la palabra Hermano (6) a partir del primer hermano, esto hace que el programa forme familias con un mismo encargado y se asigne un número de cuenta diferente por familia. El programa ingresa otras columnas de datos pero son optativas

A partir de este momento funcionan los listados de alumnos por sección con su número de carnet. Si es necesario efectuar cambios se realizan por medio del programa. El resto de datos de los alumnos tales como direcciones, telefonos, etc. los ingresa la secretaria posteriormente.

DOWNLOAD PARA EVALUACION ...

INSTALAR EN DEMOSTRACION PARA SU EVALUACION..

PASO 1.. DESCARGAR EL DIRECTORIO CON EL PROGRAMA
PASO 2.. DESCARGAR EL INSTALADOR
PASO 3.. DESCARGAR ACTUALIZACION Nov 26 2014 16:25:20.

Pasos a seguir para instalar el programa..

Instalar en un único computador

El primer archivo ejecutable crea un directorio llamado..: SoftwareClaseControl en su disco duro C: o en el path que se haya indicado (asumimos que fue C:) , ingresar a dicho directorio y enviar un acceso directo del programa Colegio.exe al escritorio y luego ejecutar el programa de instalación el cual crea un directorio llamado SoftwareClaseInstall en el disco C: de la maquina y de aquí correr el programa setup.exe, esto termina la instalación y ya podremos ingresar al programa usando el acceso directo.

Instalar en red

El primer archivo ejecutable crea un directorio en el servidor llamado..: SoftwareClaseControl en el disco duro C: o en el path que se indique. Compartir el directorio en el servidor con derechos de actualización

Ingresar a dicho directorio desde mis sitios de red en cada máquina donde se va correr el programa y enviar un acceso directo del archivo Colegio.exe al escritorio. Luego ejecutar el programa de instalación en dicha máquina, quedará un directorio llamado SoftwareClaseInstall en el disco C: y de aquí correr el programa setup.exe, esto termina la instalación y ya podremos ingresar al programa usando el acceso directo.

Actualizaciones

Si la fecha que se muestra al lado de DESCARGAR ACTUALIZACIONES en color rojo es más reciente que la fecha del programa aparece un TERCER PASO que consiste en reemplazar los archivos que vienen dentro del archivo actualizaciones.zip de lo contrario no aparece el TERCER PASO

Claves de acceso

LLenar los datos que se piden (nombre, dirección, teléfonos, responsable, email del centro educativo)....

Para la licencia ingrese la palabra DEMO
Para operar el programa usar el USUARIO .. GERENTE y CLAVE.. GERENTE, luego siga las instrucciones del menú Ayuda
en Generalidades

Es IMPORTANTE que el FORMATO de FECHA que tenga WINDOWS en la máquina donde se use el programa sea DIA-MES-AñO (DD/MM/YYYY), de lo contrario el programa puede anotar mal las fechas o no hacerlo del todo, este es el formato en la mayoria de países latinoamericanos, pero el sistema USA utiliza MM/DD/YYYY y es necesario cambiarlo en windows antes de usar el programa.

Pasos a seguir para usar el programa..

    Actualizar el ciclo actual


    Si le aparece el mensaje.. NO COINCIDE EL CICLO CON EL ANO ACTUAL, ingrese al menú.. ACTUALIZACIONES/DATOS GENERALES/PREFERENCIAS y proceda a cambiar el ciclo de trabajo y active el cheque llamado INSCRIPCION para que sea visible el menú de inscripciones
    Para Inscribir alumnos ingrese al menú INSCRIPCIONES/CAMBIO DE ANO DE INSCRIPCION y verifique que los alumnos serán inscritos para el año correcto, si es necesario cambie el año de inscripción. (Nota solo se puede cambiar el año de inscripción si este coincide con el ciclo de trabajo, si es necesario cambie de nuevo el ciclo momentaneamente para poder cambiar el año de inscripción)

    Los datos siguientes dependen de cada centro educativo:

  • Lo primero que debe hacerse es ingresar al menú Actualización/Niveles-Grados-Secciones y definir la estructura de su colegio
    (Por ejemplo.. los niveles que tiene tales como.. Primaria, Secundaria, Bachillerato en música, Perito Contador etc.)
  • Luego debe definir los grados que tiene cada nivel (primero, segundo, etc.) y las secciones en cada grado. (Sección A, B C, etc.),
  • Agregar algunos maestros. en el menú Actualización/Personal
  • Definir las materias que se impartirán en cada grado en el menú Actualización/Materias,
  • Asignar maestros a las materias (el maestro que imparte la clase) en el menú Actualización/Materias/Asignar Maestros a Materias,
  • Inscribir alumnos en los grados respectivos en el menú Inscripción / Inscripciones (alumnos nuevos) de uno en uno o si ya tiene muchos en el menú Utilitarios / Importar alumnos desde Excel,
  • Localizar a los alumnos en sus grados y secciones correctas en el en el menú Actualizacón / Alumnos / Cambia grado y sección
  • Imprimir el reporte de alumnos por sección en el menú Reportes / Alumnos / Por sección,
  • Asignar materias a los alumnos en el menú Actualización / Materias / Asignar materias a alumnos
  • y finalmente ingresar notas para la primera evaluación en el menú Actualización / Calificaciones / Ingreso de notas,
  • Imprimir el informe escolar para los padres en el menú Reportes / Calificaciones y Asistencia / Informe Escolar, y otros reportes como promedios, zonas etc. etc.

Para una demostración sin compromiso, comuniquese a Clase S. A.


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